Ondersteuningsnetwerk West-Brabant-Brussel verzamelt enkele persoonsgegevens die nodig zijn om efficiënt te kunnen werken. We willen hier transparant over communiceren, en u tegelijkertijd informeren over uw rechten inzake deze gegevens.

Als netwerkorganisatie heeft Katholiek Onderwijs Vlaanderen Gino De Meester  aangesteld als Data Protection Officer (DPO). Hij zal de taak van DPO opnemen voor de schoolbesturen van onze netwerkorganisatie die een aanspreekpunt informatieveiligheid aangesteld hebben en in zover dat aanspreekpunt informatieveiligheid onze opleiding gevolgd heeft. 

Uit: Katholiek Onderwijs Vlaanderen. (2018). Hoe voldoen aan nieuwe privacyregels? url: https://www.katholiekonderwijs.vlaanderen/nieuws/hoe-voldoen-aan-nieuwe-privacyregels 

Welke gegevens verzamelen we? 

ONW West-Brabant-Brussel verbindt zich ertoe enkel gegevens te verzamelen die noodzakelijk zijn om kwaliteitsvolle ondersteuning te kunnen bieden. 

De meeste gegevens die het ONW West-Brabant-Brussel verzamelt, zijn afkomstig van de school waar de leerling is ingeschreven en het CLB waar zij mee samenwerken. Zij blijven de verwerkingsverantwoordelijke van deze gegevens. De aanmelding van een leerling bij het ondersteuningsnetwerk gebeurt via Diplon. Hierin geeft de school volgende gegevens door: 

• Persoonlijke gegevens: voor- en familienaam, leeftijd. 
• Attestering: aanwezigheid van een (gemotiveerd) verslag, inschrijvingsverslag of HGD-traject met het bijhorende type.
• Aanmeldingsvraag op leerling-, leerkracht en/of schoolniveau 

Via het IRIS-platform krijgt het ONW West-Brabant-Brussel toegang tot het (gemotiveerd) verslag of inschrijvingsverslag indien aanwezig. Het ONW heeft geen toegang tot LARS (de leerlingendossiers van het CLB). Ondersteuners verzamelen tijdens observaties en ondersteuningen logischerwijs extra informatie over het functioneren binnen de klas- en schoolcontext, in functie van leren en participeren. Deze informatie wordt neergeschreven in een ondersteuningsdocument (M-cirkel) in Diplon. In het kader van de co-creatie wordt deze informatie uitgewisseld met de school.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

ONW West-Brabant-Brussel verwerkt leerlingengegevens met als doel kwaliteitsvolle ondersteuning te bieden. 

Persoonlijke gegevens: via de verwerking van persoonlijke gegevens is het ONW in staat om de verschillende leerlingen te kunnen identificeren en de ondersteuning van deze leerlingen te coördineren en op te volgen. 

Attestering: het is decretaal bepaald dat een aanvraag aan bepaalde voorwaarden moet voldoen om in aanmerking te komen voor ondersteuning. Eén van deze voorwaarden is de aanwezigheid van een (gemotiveerd) verslag, inschrijvingsverslag of HGD-traject (voor leerlingen type 3). Het ONW moet dus op de hoogte zijn van het bestaan hiervan. 

Aanmeldingsvragen: een duidelijke beeldvorming van de leerling en de schoolcontext is noodzakelijk om op een kwalitatieve en doelgerichte manier te ondersteunen. Je kan enkel werken op maat van de leerlingen wanneer je de leerling kent. 

Voor het onderling delen van persoonsinformatie van leerlingen tussen de school, het CLB en het ONW beroept ONW West-Brabant-Brussel zich op omzendbrief NO/2017/02 van de Vlaamse Overheid, die een wettelijke grond biedt voor de samenwerking tussen de verschillende partners in het ondersteuningsnetwerk. 

ONW West-Brabant-Brussel vraagt voor het verwerken van alle gegevens die niet rechtstreeks onder dit doel vallen (zoals video-opnames voor professionalisering) steeds expliciete toestemming aan de betrokken partijen. 

Wie heeft toegang tot welke gegevens? 

De coördinatoren van ONW West-Brabant-Brussel hebben toegang tot alle bovengenoemde gegevens. Zij verwerken de aanmeldingen en staan in voor de algemene opvolging van de ondersteuningen. Omwille van deze kwaliteitsbewaking moeten de coördinatoren een overzicht kunnen bewaren over al deze verschillende gegevens.  In miniteams hebben de ondersteuners een gedeelde verantwoordelijkheid in de verdeling van de ondersteuningsvragen. Om deze optimaal te laten verlopen, hebben de ondersteuners toegang tot volgende gegevens van alle leerlingen uit dat miniteam, ook van de leerlingen die zij niet zelf ondersteunen: voor- en familienaam, leeftijd, school, attestering.  Enkel ondersteuners die de leerling actief ondersteunen, hebben toegang tot de gedetailleerde gegevens in verband met van de leerling. Toegang tot het (gemotiveerd) verslag in het IRIS-platform wordt aan de ondersteuner toegekend door de directie van de school voor gewoon onderwijs. 

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren 

ONW West-Brabant-Brussel bewaart de persoonsgegevens van de leerling niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld. Wanneer een ondersteuning tijdelijk wordt stopgezet, houdt het ONW deze gegevens voor een korte periode bij om een latere heropstart te vergemakkelijken. 

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen 

Meerderjarige leerlingen of ouders van een minderjarige leerling hebben het recht om persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast hebben zij het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ONW West-Brabant-Brussel en hebben zij het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat zij een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens in een computerbestand naar hen of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. Zij kunnen een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van de persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van de toestemming of bezwaar op de verwerking van de persoonsgegevens sturen naar het zorgloket van ONW West-Brabant-Brussel. Dit is enkel van toepassing voor de gegevens die het ONW zelf verzamelt en bijhoudt. Voor de andere persoonsgegevens kunnen zij contact opnemen met de school waar de leerling is ingeschreven. Zij beheren het zorgdossier en zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van hun leerlingen. 

 Hoe wij persoonsgegevens beveiligen 

ONW West-Brabant-Brussel neemt de bescherming van privacygevoelige gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Persoonsgegevens worden bewaard in de webtoepassing Diplon. Dit platform voldoet aan de GDPR-wetgeving, wat werd afgetoetst met de DPO van Katholiek Onderwijs Vlaanderen. Zo maakt de toepassing gebruik van CSAM om in te loggen.  Wie de indruk heeft dat  gegevens niet goed beveiligd zijn of dat er aanwijzingen zijn van misbruik, kan contact opnemen met het ondersteuningsnetwerk via zorgloket@lscwbb.be. 

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken 

De website van ONW West-Brabant-Brussel wordt gehost door WordPress en bevat enkele cookies die de werking van de website optimaliseren. Deze staan apart omgeschreven in ons cookiebeleid. Via de nieuwsbrief houdt ONW West-Brabant-Brussel alle partners op de hoogte van de mededelingen uit het ondersteuningsnetwerk. Enkel personen die zich actief abonneren op deze nieuwsbrief, ontvangen deze via e-mail. Rechtspersonen (zoals scholen) vallen niet onder persoonsgegevens en kunnen steeds aangeschreven worden indien dit nodig of zinvol wordt geacht.